Asistente Ejecutiva - Monterrey, México - Hotel Galería Plaza Monterrey
Descripción
MISION
Apoyar y asistir al gerente general, observando y cumpliendo con las políticas y procedimientos del hotel.
PROCESOS/RESPONSABILIDADES
Apoyar y asistir al gerente general
Brindar atención esmerada y atender las necesidades y requerimientos de los clientes y/o huéspedes que visitan la oficina.
Cumplir con las iniciativas de la organización en materia de cuidado del medo ambiente, sustentabilidad, responsabilidad social y equidad.
Cumplir con todas las normas, políticas y procedimientos en materia de seguridad e higiene que correspondan a su puesto, área de trabajo y unidad de negocio de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes.
Autonomía
En sustento a los lineamientos de la organización, planea el trabajo y controla su avance y calidad según lo requiera, delega responsabilidades y le da seguimiento para la obtención de resultados.
FUNCIONES/ACTIVIDADES/TAREAS
Verificar que las reservaciones y requerimientos de los clientes VIP de gerencia general estén siendo atendidos.
Asegurar que se cumpla con el servicio ofrecido a los clientes VIP.
Coordinar los servicios de transporte para clientes VIP de gerencia general.
Brindar atención especial a huéspedes distinguidos.
Dar fluidez y rapidez en la respuesta o envío de información para satisfacción del cliente externo e interno.
Cumplir con los procedimientos y estándares de la compañía.
Archivar y llevar un control de los documentos administrativos.
Mantener actualizado el archivo en general y contar con la información solicitada en forma expedita.
Coordinar, confirmar y anotar en agenda las citas, juntas y eventos del gerente general.
Llevar un control de las actividades diarias de la gerencia general.
Tomar la minuta de las juntas del comité directivo y de operaciones, redactarla y distribuirla a los interesados.
Dar la información a los interesados y se dé seguimiento a los puntos pendientes.
Recibir y distribuir la correspondencia externa de todos los departamentos.
Asegurar que los departamentos involucrados reciban de manera oportuna su correspondencia.
Contestar, comunicar y/o tomar recados de las diferentes llamadas telefónicas internas y externas que se reciben.
Agilizar la comunicación del departamento.
Dar seguimiento a los asuntos pendientes dentro y fuera del hotel.
Atender los pendientes que correspondan al departamento y canalizar aquellos que deban ser resueltos por otras dependencias.
Preparar la documentación, informes y presentaciones que el gerente general necesite para sus reuniones.
Asegurar que el gerente general cuente con toda la información necesaria para sus juntas y eventos.
Elaborar periódicamente respaldos de la información del departamento.
Prevenir pérdida de información por desperfectos en los equipos de cómputo.
Coordinar la organización de los eventos que son responsabilidad del departamento.
Asegurar el éxito de los eventos que debe organizar la gerencia general.
Atender a huéspedes, clientes y proveedores que vengan a la oficina de gerencia general.
Brindar atención esmerada y atender las necesidades y requerimientos de los clientes y/o huéspedes que visitan la oficina.
PERFIL/REQUERIMIENTOS DEL PUESTO
EDUCACION
BACHILLERATO ESPECIALIZACIÓN EN (DIPLOMADO)
Secretaria Ejecutiva Bilingüe
EXPERIENCIA
- 4 años en puesto similar, deseable experiência como recepcionista de hotel.
CONOCIMIENTOS, INFORMACIÓN, PRINCIPIOS, PROCESOS Y/O DATOS QUE EL PUESTO REQUIERE PARA SU REALIZACIÓN
- Paquetería Office
- Archivo
- Ventas
- Relaciones públicas
- Organización de eventos
- Manejo de agendas y citas
HABILIDADES, DESTREZAS FISICAS Y/O MENTALES PARA EJECUTAR LAS TAREAS PROPIAS DEL PUESTO
- Organización y planeación
- Trabajo bajo presión
- Trabajo en equipo
- Toma de decisiones
- Relaciones interpersonales
- Comunicación
ACTITUDES, DISPOSICIÓN U ORIENTACIÓN HACIA EL CLIENTE-MERCADO, PRODUCTO-SERVICIO. TRABAJO Y/O RESULTADOS
- Servicio
- Proactivo
- Orientado a resultados
- Paciencia
- Sentido de urgencia
Tipo de puesto:
Tiempo completo, Por tiempo indeterminado
Salario:
$12, $15,000.00 al mes
Horario:
- Incluye fines de semana
- Lunes a viernes
- Turno de 8 horas
Prestaciones:
- Descuentos y precios preferenciales
- Estacionamiento de la empresa
- Opción a contrato indefinido
- Seguro de vida
- Servicio de comedor
- Vales de despensa
Educación:
- Licenciatura terminada (Obligatorio)
Lugar de trabajo:
Una ubicación
Fecha de inicio prevista: 06/03/2023
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