Asistente Ejecutiva Bilingüe - Ciudad Juarez, México - COFICAB

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Empresa verificada
Ciudad Juarez, México

hace 3 semanas

Rodrigo Fernández

Publicado por:

Rodrigo Fernández

Reclutador de talento para beBee
Descripción

Posición objetivo:


Asistente Ejecutiva es la encargada de brindar al del director de la OSC apoyo directo, para planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.

Estará en estrecha comunicación con otros gerentes de oficina de la región.


Requisitos:


  • Grado Licenciatura
  • Experiência en el manejo de una amplia gama de tareas relacionadas con el soporte administrativo y ejecutivo
  • Excelente conocimiento de MS Office
  • Alto sentido de urgencia
  • Excelentes habilidades organizativas.
  • Honesto, discreto y con altos níveles de integridad.
  • Interactúa positivamente y trata a todas las personas con cortesía y respeto.
  • Sentido de urgencia
  • Respeta la confidencialidad
  • Bilingüe inglés/español
  • Horario disponibilidad
  • Disponibilidad de viaje

Principales Responsabilidades:


  • Ser el primer punto de contacto y el vínculo entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y demás empleados, interactuando con ellos de manera profesional y efectiva
  • Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de ejecutivos.
  • Administre todas las llamadas entrantes y salientes, correos electrónicos, correspondencia, etc.
  • Supervisar notas, entregas e informes entrantes y salientes.
  • Coordinar servicios de mensajería.
  • Supervise, responda y reenvíe constantemente los correos electrónicos entrantes.
  • Actualizar y mantener las listas de contactos existentes.
  • Escribir y revisar presentaciones escritas, informes, presentaciones y hojas de cálculo.
  • Generar los informes correspondientes.
  • Entregar revisiones e informes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
  • Administre el calendario profesional y el personal ejecutivo, así como los requisitos de cumplimiento, coordinando sus citas para garantizar una gestión eficaz del evento.
  • Asegurar que todos los proyectos y tareas se lleven a cabo a tiempo.
  • Reserve salas de conferencias u otros lugares.
  • Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la alimentación, además de encargarnos de la logística del evento.
  • Gestione las agendas de las reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
  • Encárgate de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
  • Archive y organice documentos físicos y digitales, como correos electrónicos, informes y otros documentos administrativos:
  • Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
  • Interiorizar y conocer la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
  • Administrar y reportar gastos:
  • Realizar tareas contables cuando sea necesario.
  • Coordinar las actividades del CEO con las demás plantas de la empresa.
  • Coordinar las actividades de los demás gerentes de oficina de la región.
  • Seguimiento de procesos migratorios.
  • Realización de reservas de hoteles y vuelos para el personal de la empresa.
  • Realizar los gastos de viaje de los socios y ayudarlos en este proceso.
  • Responsabilidad sobre el uso y mantenimiento de los vehículos de empresa.
  • Definir y organizar las actividades del conductor.
  • Brinda apoyo a todas las áreas para el transporte.
  • Brinda soporte para compras urgentes.
  • Responsable de compras de material de oficina.
  • Encargado de pagar los servicios y rentas, así como velar por la limpieza de las casas alquiladas, buscando casas cuando se solicitan.
  • Brinda apoyo a los empleados extranjeros y sus familias (si están aquí).

Habilidades:


  • Excelentes habilidades interpersonales
- bien organizado
- trabajo en equipo

  • Flexible
  • Orientado al cliente
- interactor multisitio

  • Principio moral

Tipo de puesto:
Tiempo completo, Por tiempo indeterminado

Salario:
A partir de $1.00 al mes


Horario:

  • Turno de 8 horas
  • Turno mixto

Prestaciones:

  • Estacionamiento de la empresa
  • Seguro de gastos médicos mayores
  • Seguro de vida

Tipos de compensaciones:

  • Bono de productividad

Idioma:

  • Inglés (Obligatorio)
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