Coordinador de Eventos - Guadalajara, México - ROVIEL

ROVIEL

Empresa verificada

Guadalajara, México

hace 2 semanas

Publicado por:

Rodrigo Fernández

Reclutador de talento para beBee

Descripción

Coordinador de eventos

Perfil:

Profesional titulado o trunco de licenciatura mercadotecnia, publicidad, relaciones públicas o afín.
Inglés Intermedio

Actividades:

Registrar cada evento en el

SIA:
dirección de sede, horarios, precios, teléfono para informes, invitación, patrocinadores, información adicional.

Coordinar con área de marketing el envío de mailing de invitación de cada evento, confirmación de asistencia.
Brindar información telefónica y/o vía correo acerca de cada uno de los eventos a empresas interesadas.
Asesoría y apoyo a socios en el uso del

SIA:
registro de cambios, reservación para asistencia a eventos, contactarlos con finanzas para solicitud de su factura.

Verificar con Sistemas cualquier falla, error, omisión de registro, registros sin procedencia, con el fin de que sea un proceso de registro muy sencillo y claro para los socios.
Revisar reportes en el SIA de reservados y/o formato, checar que tengan el envío del QRL.
Habilitar cupones en cada evento: patrocinadores, invitados especiales, oradores, prospectos.
En coordinación con Diseño y Marketing, preparar el mapa con el seating por mesa. Compartirlo con todo el staff de cámara que vaya a apoyar al evento.
Coordinar el registro en cada evento.
Validar lista final de asistentes con datos completos para compartir con (1) Desarrollo de Negocios para envío a patrocinadores; (2) Marketing para envío de encuesta y (3) Finanzas para cuadrar asistentes vs. facturas
Solicitar cotizaciones y realizar comparativo de precios para selección de sedes y proveedores necesarios como catering, audio, video, flores, registro, fotografía, traducción, mudanza, manteles, mobiliario, entretenimiento, planta de luz, valet parking, seguridad, por mencionar algunos.
Preparar orden de servicio para la sede, enviarla y verificarla.
Preparar bitácora de entrada y salida de proveedores. Coordinación de proveedores en evento.
Proponer roles de staff en cada evento, especificando funciones. Enviarlo por escrito.
Supervisar el montaje y desmontaje de acuerdo a las especificaciones solicitadas.
Recibir el salón de la sede en cada evento y estar en contacto con el staff del hotel.
Definir asientos disponibles y verificar en el evento el NO Show, checar asientos ocupados vs. orden de servicio.
Revisar el cheque final de la sede.
Entregar sede.