Asistente de Suministros y Logística, - Tijuana, México - Uniceff

Descripción

El Asistente de Suministros y Logística depende del Oficial de Adquisiciones según la configuración de la Oficina de País (CO) y es responsable de gestionar el proceso de suministro de la oficina de campo de Tijuana y, si es necesario, de otras oficinas dentro del país, para diferentes departamentos dentro de UNICEF (Programa, PFP, Comunicación, Operación) y también dar apoyo en el contexto de situaciones de emergencia.

El trabajo implica la planificación, la adquisición, la contratación, el despacho de aduanas (cuando sea necesario), la supervisión del almacenamiento, el transporte y la distribución en el país, así como la supervisión de los suministros y la contratación de servicios.

El titular, guiado por el oficial de adquisiciones, es responsable de prestar servicios de apoyo administrativo eficientes y rentables, así como de la planificación eficaz y la contratación adecuada de bienes y servicios a instituciones y particulares.

Debe llevar a cabo adquisiciones eficientes para lograr el menor coste sin sacrificar la calidad de los servicios y suministros, en apoyo del Programa de País y la Acción Humanitaria.

Prestación de servicios y respuesta de la cadena de suministro


Adquisiciones/contrataciones:

Contribuir a la formulación del plan anual de suministros.

Realizar revisiones y análisis de datos para la gestión de categorías y ayudar en el desarrollo de estrategias de adquisición.

Apoyar la investigación de mercado en áreas relevantes para UNICEF y ayudar a recopilar pruebas sobre los mejores enfoques para la adquisición sostenible y con la mejor relación calidad-precio.

Cuando proceda, apoyar la innovación de productos y las iniciativas de configuración del mercado para categorías específicas de suministros y servicios proporcionando datos pertinentes.

Colaborar con los colegas de las respectivas secciones de programa en la planificación de iniciativas de adquisición y contratación, apoyando el desarrollo de las especificaciones pertinentes, los términos de referencia y los acuerdos y plazos logísticos.

A partir de las lecciones aprendidas, contribuir con buenas prácticas a reforzar la sostenibilidad de las cadenas de suministro.

Prepara la documentación para el establecimiento de Acuerdos a Largo Plazo (LTA) y actúa en relación con solicitudes específicas de adquisición según sea necesario.

Prepara y tramita solicitudes de ofertas, licitaciones y solicitudes de propuestas, según lo solicite el Supervisor. Asistir en la apertura de ofertas y en el análisis técnico y financiero de las mismas, según sea necesario. Realizar aclaraciones con los proveedores.

Preparar las solicitudes de adjudicación, incluidas las presentaciones al Comité de revisión de contratos.

Preparar pedidos de compra y contratos en SAP (sistema de planificación de recursos empresariales) y presentarlos para su aprobación, garantizando que la documentación esté completa en los sistemas de UNICEF.

Mantener informadas a las partes interesadas/socios sobre el progreso de los procesos de adquisición. Mantener el contacto con los proveedores, garantizando el seguimiento puntual de los plazos de entrega. Aplicar prácticas adecuadas de gestión de proveedores, por ejemplo, revisiones del rendimiento de los suministros.

Supervisar periódicamente los informes del tablero de mando y coordinarse para garantizar que se tomen a tiempo las medidas de suministro necesarias en apoyo de los programas de UNICEF.

Extraer periódicamente informes sobre el estado de los LTA, contratos y órdenes de compra existentes y tomar las medidas necesarias en coordinación con el programa pertinente.

Llevar a cabo estudios de mercado locales de forma continua y periódica para identificar a posibles proveedores con el fin de adquirir bienes y servicios a precios competitivos.

Logística en el país:

Aportar información sobre el componente logístico del plan de suministro, incluido el asesoramiento sobre las limitaciones de infraestructura (por ejemplo, despacho de aduanas, capacidad portuaria, opciones de transporte y capacidad de almacenamiento) y los diferentes mecanismos de entrega.

Llevar un registro de las demoras y los gastos de detención.

Negociar con el aeropuerto, el puerto o la naviera la exención de los gastos de demora y retención cuando sea necesario.

Calcular las necesidades presupuestarias para las distintas modalidades de entrega y garantizar el establecimiento del presupuesto con los colegas de las respectivas secciones del programa.

Estar en contacto con los colegas de suministros y con los colegas de las respectivas secciones de programas, utilizar los cuadros de mando de suministros para garantizar el seguimiento de los suministros y el establecimiento de la capacidad logística adecuada.

Supervisar el progreso de las adquisiciones extraterritoriales y/o regionales y tomar medidas para garantizar el despacho aduanero oportuno de los suministros que entran e