Executive Assistant - Mexico City - Pavago

    Pavago
    Pavago Mexico City

    hace 1 día

    Descripción

    Overview


    Job Title: Executive Assistant (Founder's Right Hand)

    Type: Full-Time

    About the Role

    Pavago on behalf of a visionary client is looking for a highly intelligent, execution-obsessed, Executive Assistant to act as the Founder's right hand — someone who can think strategically, execute relentlessly, and bring order to chaos.

    You will sit at the intersection of strategy, operations, communication, and execution. One hour you'll be preparing an executive-level brief; the next, you'll be unblocking a team, fixing a broken process, or ensuring a critical deliverable actually ships.

    If you love ownership, accountability, speed, and impact, this role will stretch you — and elevate you fast.

    Responsibilities

    • Own the Founder's calendar, inbox, priorities, and follow-ups
    • Act as a gatekeeper — ensuring only high-leverage work reaches the Founder
    • Prepare agendas, notes, action items, and ensure follow-through
    • Coordinate internal and external meetings, clients, vendors, and leadership teams
    • Anticipate needs before they're asked for

    Chief of Staff / Operations Responsibilities

    • Translate the Founder's vision into clear priorities, plans, and execution
    • Track company-wide initiatives, KPIs, deadlines, and owners
    • Ensure nothing critical slips through the cracks
    • Build, document, and improve systems, SOPs, and workflows
    • Identify bottlenecks and proactively solve them
    • Run weekly leadership check-ins and operational reviews
    • Hold team members accountable to commitments (politely but firmly)

    Strategic & Analytical Support

    • Create executive summaries, dashboards, and reports for decision-making
    • Research tools, vendors, hires, and opportunities
    • Prepare briefs for meetings, clients, and partnerships
    • Help prioritize initiatives based on impact vs effort

    Communication & Alignment

    • Act as a single source of truth between leadership and teams
    • Ensure clarity, alignment, and momentum across departments
    • Follow up on decisions and ensure execution actually happens
    • Represent the Founder internally with professionalism and authority

    Who This Role Is Perfect For

    • Thrives in fast-paced, high-accountability environments
    • Thinks 3 steps ahead, not just reacts
    • Is naturally organized, structured, and detail-obsessed
    • Can switch between big-picture thinking and tactical execution
    • Is confident communicating with senior stakeholders
    • Doesn't need hand-holding — you figure things out.

    Requirements


    Must-Haves

    • 3–7 years of experience as a Chief of Staff, Operations Manager, Senior EA, or Project Manager.
    • Exceptional written and verbal English
    • Proven experience supporting founders or senior executives.
    • Strong ownership mindset — you finish what you start
    • High emotional intelligence and discretion.
    • Excellent problem-solving and prioritization skills

    Tools & Skills

    • Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
    • Calendar & inbox management at a high level
    • Ability to create SOPs, dashboards, and executive briefs.
    • Bonus: experience in Digital Marketing, SaaS, SEO, or Agencies

    What Success Looks Like (First 90 Days)

    • Founder feels less overwhelmed and more focused
    • Clear systems for priorities, meetings, and follow-ups are in place
    • Leadership team is aligned and executing faster
    • Fewer dropped balls, fewer fires, more momentum
    • You are trusted as a true partner, not just support.

    Interview Process

    • Initial Zoom Call: Pavago's team will have a conversation with you to understand your skill sets
    • Final Interview with the Founder: A call to see if you're a good match
    • Verification & Background Check: We want you to professionally exit your last role and provide us with the relevant documents
    • Offer: An offer letter will be sent your way if you check all the boxes

    #J-18808-Ljbffr

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    Dan Cassab te invita a ser parte de su equipo como Asistente Ejecutivo. Asiste a directiva/directivo de la empresa con alto nivel de atención al detalle y afinidad por la industria de la moda. · Experiencia mínima de tres años en un puesto similar. · ...

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    Se busca una persona con experiencia en un puesto similar y conocimientos de la industria de la moda. · ...

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  • Sr Administrative Coordinator/Executive Assistant

    hace 1 mes

    Solo para miembros registrados Mexico City Metropolitan Area

    Brindar soporte a un alto ejecutivo coordinando tareas administrativas contables-financieras y de gestión personal asegurando el seguimiento y cumplimiento de las funciones con un alto nivel de profesionalismo y confidencialidad. · Licenciatura en áreas económico-administrativas ...

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  • Executive Assistant

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    Solo para miembros registrados Mexico City Metropolitan Area Trabajo a distancia

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