Asistente de Dirección Bilingüe - Tlahuac, México - Save the Children

Descripción

Save the Children tiene como objetivo ser un lugar en donde la gente de diferentes partes del mundo trabajemos juntos para apoyar a mejorar la vida de las niñas y niños, manteniéndolos seguras y seguros, por lo que en nuestro
Proceso de Selección se refleja nuestro compromiso con la
Protección de la Niñez contra cualquier tipo de abuso.

Cuando usted solicite trabajar con nosotros, por favor asegúrese que está proporcionando detalle de su experiência laboral y algún detalle alrededor de sus responsabilidades dentro de cada función.

Ubicación:
Coyoacán, CDMX.


Horario:
lunes a viernes de 9:00 a. m a 6:00 p. m.


Estudios:
Lic. en Administración o Carrera Técnica en Asistente de Dirección o afín.


Sueldo:
$30,000.00


Tipo de contratación:
Sueldos y Salarios.


Idioma:
inglés avanzado indispensable.


Objetivo del puesto:

El objetivo principal del/a Asistente de Dirección es principalmente llevar la agenda de la Directora General, además de trabajar cuando se le requiera en unidad con el Equipo Directivo de la Organización para actividades de apoyo, realizando tareas de gestión y atención interna, así como de los requerimientos externos en general para las tareas relacionadas que se le soliciten; coordinando, organizando, planificando e informando de todas las actividades administrativas y de soporte relacionado a las funciones del puesto.

Experiência:

• Mínima de 2 años en puestos similares en:
• Planificación y organización de la agenda diaria.
• Atención y seguimiento para llamadas/reuniones internacionales y nacionales de la Dirección General.
• En logística y coordinación para reuniones Directivas, llevando la planificación y organización de toda la información requerida (carpetas, presentación digital, material de apoyo, entre otros).
• Redacción de correos y de documentos en español/inglés, así como atención de llamadas telefónicas en tareas de recepción.
• Protección, resguardo y/o eliminación de documentos confidenciales.
• Atención al personal de la Organización y de contactos externos para coordinar las citas directivas requeridas.
• Toma de notas de toda la información importante para uso posterior de la agenda y como recordatorio, así como establecer aviso de eventos.
• De asistencia a la Dirección General en diferentes reuniones cuando se le requiera como apoyo en las mismas, a fin de brindar la colaboración administrativa necesaria.

Funciones:

• Administración y manejo de todo lo relacionado a la información a su cargo con base a las Políticas Internacionales/Nacionales para el seguimiento en tiempo y forma a las respuestas que pudieran serle requeridas.
• Planificación, organización y seguimiento oportuno de la agenda diaria de la Dirección General.
• Elaboración de expedientes de la Dirección y resguardo de los mismos (Convenios nacionales e internacionales, entro otros).
• Protección y resguardo de los documentos e información confidencial asignada a su cargo.
• Elaboración de informes, reportes y de otros documentos importantes (inglés/español).
• Atención e información de las personas (colegas y externos) que esperan citas y/o conferencias con la Dirección General.
• Planificación y organización de toda la información requerida para las reuniones directivas: carpetas, presentaciones digitales o impresas, así como de diversos materiales de apoyo necesarios, entre otros.
• Apoyo como recepcionista en reuniones y atención a las llamadas telefónicas (inglés/español).
• Tomar notas y resguardar toda aquella información importante que pueda ser útil para recordatorios futuros, así como dar aviso con anticipación para atención de eventos relacionados al objetivo de su puesto.
• Asistir a diferentes reuniones en apoyo a la Dirección General u otras similares, a fin de brindar la colaboración administrativa y de logística necesaria.
• Gestión del Equipo de Servicios Generales para el desarrollo de los eventos en Oficina y actividades diarias, así como del adecuado suministro de materiales para el desarrollo de las mismas.

Actividades:

• Realizar tareas administrativas: atender al teléfono y contestar a los correos electrónicos en inglés o español según sea el caso, los cuales se encuentren relacionados a la Dirección General.
• Llevar la agenda (reuniones, viajes, actos directivos, atención y aviso de otros compromisos de la Dirección, etc.).
• Organizar y supervisar los eventos a los que asiste la Dirección General con el Equipo Directivo de las diversas áreas.
• Clasificar, registrar, archivar comunicados y documentos a su cargo.
• Administrar las actividades del equipo de servicios generales (personal de apoyo), para la supervisión de las actividades a su cargo, lo que incluye garantizar estructuras de equipo adecuadas, una clara división de responsabilidades, objetivos claros y una gestión del desempeño.
• Brindar asesoramiento y apoyo a la alta ger