Coordinador de Operaciones y Servicios - Colonia Polanco, CDMX

Un profesional de la Administración o Gestión de Proyectos con experiencia previa en asociaciones o cámaras, que posea una mentalidad orientada a procesos (orden) pero con la sensibilidad comunicativa para supervisar la imagen institucional ante los asociados. · Coordinará y ejec ...

Descripción del trabajo

Un profesional de la Administración o Gestión de Proyectos con experiencia previa en asociaciones o cámaras, que posea una mentalidad orientada a procesos (orden) pero con la sensibilidad comunicativa para supervisar la imagen institucional ante los asociados.

Coordinará y ejecutará de manera integral la operación del IMEI BOMA, desempeñándose como gestor operativo bajo el liderazgo de la Dirección Ejecutiva, con el objetivo de asegurar la continuidad, el orden y la rentabilidad de los productos existentes mediante una administración técnica y detallada.

1. Gestión Educativa de la Asociación

• Planeación y Control Maestro: Definir el calendario anual de cursos y diplomados para maximizar la asistencia —asegurando que no existan conflictos con eventos de la industria o días festivos— y supervisar el cumplimiento del cronograma integral que rige los tiempos de organización, periodos de venta, hitos de marketing y fases de difusión.
• Gestión de Maestros: Coordinar la invitación, confirmación de los maestros y coordinadores, así como bloqueo de agendas con antelación. Mantener una comunicación fluida para coordinación de ponencias y materiales didácticos. Gestionar pagos y entrega de comprobantes fiscales de manera oportuna.
• Atención al Alumno: Administrar el proceso completo desde la inscripción, seguimiento de pagos, entrega de accesos y materiales, hasta la emisión y entrega de certificados.
• Presencia Institucional y Operativa: Asistencia presencial/virtual en los cursos para coordinación, gestión de conexiones en línea, asistencias y organización de Coffee break. Coordinación y presencia en las visitas técnicas a edificios.
• Control de Calidad: Evaluar el impacto de los cursos mediante la recopilación de retroalimentación de los participantes y proponer mejoras operativas.

2. Gestión Eventos y Premio

• Planeación y Control Maestro: Proponer el calendario anual del Premio, la Cumbre y los Conversatorios, asegurando que las fechas no entren en conflicto con otros eventos de la industria o días festivos para maximizar la convocatoria.
• Gestión de Producción: Supervisar el cumplimiento de objetivos y tiempos de organización; coordinar el seguimiento a proveedores (recinto, audio/video, banquete), la fabricación de materiales (trofeos, reconocimientos, kits) y los procesos de montaje en sitio.
• Logística de Expositores y Patrocinadores: Coordinar a los panelistas y patrocinios, gestionando sus accesos, confirmaciones de horarios y necesidades técnicas. Asimismo, asegurar el cumplimiento de las entregas y beneficios pactados con los patrocinadores durante el evento.
• Control de Ejecución: Revisión detallada del programa del evento, escaleta de producción y supervisión de la operación en tiempo real para garantizar la excelencia en la ejecución.
• Gestión Administrativa:Responsable de la gestión de facturas de proveedores, programación de pagos internos, seguimiento a la cobranza de patrocinios y la entrega oportuna de complementos de pago.
• Coordinación del Jurado y Proceso del Premio: Coordinar el proceso de inscripción de los edificios participantes, gestionando sus pagos, facturas y el correcto registro en la plataforma.
• Enlace con el Jurado y Gestión de aplicación al Premio: Dar seguimiento estrecho a los participantes para garantizar que entreguen sus expedientes en tiempo y forma, y supervisar que el Jurado reciba la información necesaria para calificar dentro de los plazos establecidos.

3. Gestión Administrativa, Contable y de Ingresos: Coordinar con el despacho contable la emisión de facturas, complementos de pago y cancelaciones, consolidando el reporte de todos los ingresos de la asociación (membresías, certificaciones, patrocinios y eventos); trabajando en estrecha colaboración con el equipo de ventas para asegurar la conciliación de pagos y renovaciones, además de fungir como Secretaría Técnica en la toma de minutas, seguimiento de acuerdos y control del archivo institucional para garantizar la transparencia operativa.

4. Marketing y Comunicación : Coordinación con apoyo de un tercero Gestión Estratégica de Agencias (Publicidad y Web) para solicitar todas las piezas de diseño y comunicación (eventos, cursos, renovaciones, bienvenidas y fechas especiales).Coordinar actualizaciones del sitio, alimentación del blog, campañas de publicidad digital y envíos de email marketing.Revisar la propuesta de parrilla de contenidos y asegurar su publicación en tiempo y forma.

Requisitos del Puesto:

• Formación Académica: Licenciatura en Administración, Mercadotecnia, Relaciones Públicas, Comunicación o afines.
• Experiencia: Mínimo 3 años en administración de procesos, gestión de proyectos educativos o asociaciones civiles deseable.
• Especialización deseable: Gestión de proyectos, Marketing.

Conocimientos Técnicos:

• Manejo avanzado de Excel (Indispensable para cobranza y reportes).
• Gestión de facturación y seguimiento de procesos administrativos.
• Logística de eventos y cursos.

Habilidades Soft:

Atención al detalle extrema: Imprescindible para la revisión de contenidos y la gestión de facturas.

Capacidad de Negociación: Para gestionar tiempos con agencias y proveedores.

Multitasking y Priorización: Capacidad de saltar de la organización de un "Coffee Break" a la revisión de un reporte de KPIs de marketing sin perder el hilo.

Comunicación Asertiva: Para evitar el "retrabajo" mediante instrucciones claras a proveedores.

• Idiomas: Español, Inglés Intermedio Deseable

Tipo de puesto: Tiempo completo, Por periodo de prueba

Duración del contrato: 3 meses

Sueldo: $22, $24,000.00 al mes

Lugar de trabajo: remoto híbrido en Polanco, CDMX