Asistente Ejecutiva del departamento de Construcción - Cabo San Lucas, México - Twin Dolphin

Descripción

Misión del puesto:

Coordinar y proporcionar una asistencia administrativa de alto nivel al equipo ejecutivo. Incluye el análisis de documentos, la preparación de informes de investigación y la supervisión ocasional de los miembros de personal.

Actividades del puesto:

Operativas

1. Administrar la agenda del director y coordinar entrevistas o reuniones según sea necesario.

2. Apoyo en elaboración de RFP y seguimiento de entrega de cotizaciones.

3. Mantener la documentación y base de datos de los proyectos organizada y actualizada.

4. Seguimiento y conciliación de los gastos de los proyectos de arquitectura, manteniendo registros precisos.

5. Coordinar y comunicarse con equipos internos, clientes y socios externos en nombre del director.

Administrativas

1. Preparación de reportes y/o presentaciones según se requiera.

2. Preparar la información para la elaboración de contratos, órdenes de trabajo y/o órdenes de cambio.

3. Preparar reportes financieros.

4. Elaboración de formatos, registros o documentos.

Funciones genéricas:

•Brindar un servicio excepcional a propietarios, huéspedes, proveedores, visitantes y colaboradores

•Actuar con esmero y dedicación en las tareas que le sean asignadas y que contribuyan a la misión, alineadas a los valores organizacionales.

• Participar en juntas, actividades de integración, actividades de capacitación, campañas, y convocatorias en general a la que sera invitado y que contribuyan al logro de la misión de la empresa.

• Participar en las iniciativas de responsabilidad social y cumplir con los protocolos de seguridad de la empresa

•Cumplir con el código de ética, reglamento interno del trabajo, políticas, procedimientos y estándares de operación de la empresa.

•Cumplir con el acuerdo de confidencialidad de la información

Formación y requisitos:

•Nivel de inglés avanzado oral y escrito

•Experiencia mínima de 2 años en posiciones similares

•Manejo de tablas contables, cash-flow, gestión del tiempo y seguimiento de proyectos, resolución de problemas,

• Manejo de paquetería Office General, (Excel Avanzado)

Adobe PSD o InDesign, Sketch up o cualquier software de diseño es un plus.

•Resolución de problemas

•Atención a los detalles

•Registro y seguimiento de procesos

•Habilidades contables